Der Beirat in mittelständischen Unternehmen – Ein flexibles Instrument moderner Unternehmensführung

Die heutige Wirtschaftswelt stellt sich für viele mittelständische Unternehmen als besonders dynamisch, komplex und aufgrund der fortdauernden Wirtschafts- und Finanzkrise als mit großen Unsicherheiten behaftet dar. Angesichts dieser Umstände haben viele Un-ternehmer das Bedürfnis, neben dem Tagesgeschäft auch grundlegende Probleme zu bedenken, die für sie und ihr Unternehmen eine große Reichweite haben, beispielsweise Zukunftsplanungen oder Überlegungen hinsichtlich potentieller Nachfolger. Ein hierzu ausgezeichnetes unterstützendes Instrument ist der immer weiter Verbreitung findende, aber im Mittelstand dennoch relativ unbekannte Beirat.

Mittelständische Unternehmen sehen sich derzeit mit vielen Herausforderungen konfrontiert: Eine sich unablässig verändernde Marktnachfrage, neue Produkte und kürzere Produktzyklen, fortschreitende Rationalisierungsprozesse und damit verbundene Organisationsstrukturen, Abhängigkeiten von Verbrauchern, Konsumenten und Herstellern sowie beträchtliche Unsicherheiten in der Zukunftsplanung des Unternehmens, sei es hinsichtlich der Unternehmensstrategie oder hinsichtlich der Nachfolgepla-nung.

Aus diesem Grund wird der Bedarf an Beratungsleistungen immer größer. Externe Berater können jedoch, meistens aufgrund fehlender langjähriger Zusammenarbeit mit dem Unternehmen, oftmals nur punktuell Hilfestellung bieten. Darüber hinaus können die Kosten für solche externen Beratungsleistungen relativ hoch sein.

Abhilfe kann hier der sog. „Beirat“ als Beratungs- und Kontrollgremium schaffen, der die Führungsebene des Unternehmens und die Gesellschafter bei der Bewältigung heutiger Herausforderungen unterstützt.

Grundlagen

Ein Beirat als zwingendes Gesellschaftsorgan neben der Unternehmensführung und der Gesellschafterversammlung ist für Unternehmen in Deutschland grundsätzlich nur für die Aktiengesellschaft, die Genossenschaft und die GmbH mit mehr als 500 Arbeitnehmern vorgesehen (dann: „Aufsichtsrat“). Für alle anderen Unternehmenstypen, im mittelständischen Bereich sind insbesondere die GmbH sowie die GmbH & Co. KG zu nennen, ist die Einrichtung eines Beirats freiwillig.

Die Einrichtung dabei kann entweder aufgrund eines Vertrages zwischen der Gesellschaft und dem jeweiligen Beiratsmitglied geschehen. Dies ist häufig dann der Fall, wenn der Beirat lediglich Beratungsfunktionen übernimmt. Wenn der Beirat jedoch als Organ in die Unternehmensstruktur eingebunden wird und dabei auch Aufgaben übernehmen soll, die über reine Beratungsleistungen hinausgehen, dann empfiehlt sich die Verankerung der Beiratseinrichtung im Gesell-schaftsvertrag.

Dabei sollten auch die Grundzüge der inneren Ordnung des Beirats im Gesellschaftsvertrag festgelegt werden, denn gesetzliche Vorgaben hinsichtlich eines freiwilligen Beirats gibt es nicht. Es empfiehlt sich jedoch, nur die Rahmenbedingungen vorzugeben und die nähere Ausgestaltung dem Beirat selbst zu überlassen, um die Flexibilität nicht unnötig einzuschränken, da Änderungen der Elemente der inneren Ordnung eines Beirats, die im Gesellschaftsvertrag geregelt sind, Änderungen des Gesellschaftsvertrages erfordern, und die Anforderungen daran, je nach Gesellschaft, hoch sein können.

Anwendungsfälle

Die Anwendungsmöglichkeiten eines Beirats sind ungemein vielfältig. Aufgrund fehlender gesetzlicher Vorgaben für den freiwilligen Beirat kann dieser nahezu jede Aufgabe übernehmen (abgesehen von solchen Aufgaben, die zwingend nicht auf ihn übertragen werden dürfen) und so sein Aufgabenfeld optimal an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Nicht abschließend seien folgende wichtige Fälle aufgezeigt:

a. Über den Beirat kann externer Sachverstand dauerhaft an das Unternehmen gebunden werden. Dies ist der Hauptanwendungsfall des Beirats in mittelständischen Unternehmen. Von außen kommender Rat kann Betriebsblindheit verringern und das Risiko von Fehlentscheidungen vermindern. Außerdem stellt der Unternehmer sich gegenüber dem Beirat unter den Zwang, eigene Ideen und Ansichten genauer zu durchdenken und zu rechtfertigen. Auch eignet sich der Beirat, um in ungezwungener Atmosphäre eine unternehmerische Vision zu entwickeln und zu konkretisie-ren.

b. Der Beirat kann der Vorbereitung der Unternehmensnachfolge dienen, wenn beispielsweise ein Abkömmling das Unternehmen übernehmen, dies aber nicht ohne Kontrolle erfolgen soll. Darüber hinaus kann der Betriebsübergeber als Beiratsmitglied nach erfolgter Unternehmensübergabe weiterhin dem Unternehmen zur Verfügung stehen und bestimmte unternehmerische Aufgaben wahrnehmen, ohne jedoch aktiv in die Unternehmensführung eingebun-den zu sein.

Der Beirat kann aber auch dazu verwendet werden, geeignete Nachfolger zu diskutieren und vorzuschlagen bzw. an der Wahl des Nachfolgers aktiv teilzunehmen.

c. Bei Unternehmen mit mehreren Familienstämmen, aber auch allgemein bei Unternehmen mit vielen Gesellschaftern kann der Beirat als mediatorisches Bindeglied und Vermittler wertvolle Dienste leisten, indem streitbefangene Diskussionen von den Gesellschaftern weg auf einen neutralen Beirat verlagert werden. Im Gesellschaftsvertrag kann beispielsweise geregelt werden, dass bei Streitigkeiten zwischen Gesellschaftern zuerst ein Schlichtungsversuch durch den Beirat durchzuführen ist.

d. Ein Beirat kann aus Marketinggesichtspunkten eingerichtet und mit prominenten und im wirtschaftlichen Leben bekannten Mitgliedern besetzt werden. Dies kann helfen, dass Ansehen des Unternehmens bei Lieferanten, Kapitalgebern, etc. zu verbessern und nach außen demonstrieren, dass sich das Unternehmen freiwillig einer Kontrolle unterzieht.

Des Weiteren kann ein Beirat dazu verwendet werden, externe Geldgeber in das Unternehmen einzubinden und ihnen auf diese Weise Einblicke in die Unternehmensabläufe zu gewähren.

e. Darüber hinaus kann ein Beirat eingerichtet werden, um Geschäftsbeziehungen zu schaffen oder abzusichern. So ist zum Beispiel denkbar, dass ein Vertreter der Hausbank, des Hauptzulieferers oder des Großabnehmers in den Beirat eines Unternehmens berufen wird und so wichtige Verbindungen mit Geschäftspartnern abgesichert werden. Auch besteht über das Instrument Beirat durch ein solches Vorgehen die Möglichkeit, ein Unternehmen in entscheidenden Situationen zu stabilisieren und zu seinem Fortbestand beizutragen.

f. Schließlich kann ein Beirat eine Begleitmaßnahme zu strategischen Unternehmenskooperationen sein, so dass durch wechselseitige Beteiligung von Organen der Partnerunternehmen an der jeweils anderen Gesellschaft der notwendige Informationsfluss gesichert sowie die wechselseitige Kontrolle gesichert wird, was die Institutionalisierung der Kooperation zur Folge hat.

Rechte und Pflichten des Beirats

Über welche Rechte und Pflichten ein Beirat verfügt, steht grundsätzlich zur Disposition der Gesellschafter. Dabei ist immer zu berücksichtigen, welche Aufgaben der Beirat übernehmen soll – die Rechts und Pflichten sollten der Aufgabenwahrnehmung dienen: So kann der Beirat die Aufgabe haben, die Geschäftsleitung zu überwachen und zu kontrollieren. Um dies wirksam durchführen zu können, sollte der Beirat beispielsweise über Einsichtnahme- und Vetorechte verfügen. Und auch wenn der Beirat „nur“ Beratungsaufgaben erfüllen soll, sollten ihm Informationsrechte übertragen werden die es ihm ermöglichen, die Beratungsaufgaben zu erfüllen.

Darüber hinaus können einem Beirat auch Aufgaben der laufenden Geschäftsführung übertragen werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass bestimmte Aufgaben, die gesetzlich einem Organ der Gesellschaft zugewiesen sind, auch bei diesem verbleiben und nicht anderweitig zugewiesen werden dürfen (beispielsweise die Befugnis zur organschaftlichen Vertretung der Gesellschaft bei einer GmbH).

Vergütung der Beiratsmitglieder

Wie hoch die Vergütung von Beiratsmitgliedern in Deutschland ist, kann nicht genau beziffert werden; sie hängt regelmäßig davon ab, welches Engagement erwartet wird. Eine Studie aus dem Jahre 2002 ergab für einfache Beiratsmitglieder eine jährliche Vergütung, die regelmäßig einen Betrag von EUR 10.000,00 nicht übersteigt; 35% der Mandatsträger erhielten maximal einen Betrag von EUR 2.500,00. Es macht darüber hinaus Sinn, die Vergütung beispielsweise von der Anzahl der Sitzungen sowie gegebenenfalls der Erbringung weiterer Leistungen zu machen; dazu kommt noch Ersatz der Auslagen. Der Beiratsvorsitzende schließlich erhält regelmäßig einen Zuschlag.

Die Vergütungen von Beiratsmitgliedern stellen sodann Betriebsausgaben dar. Zu Beachten ist jedoch das sog. „Abzugsverbot“. Dies besagt, dass die Hälfte von Vergütungen aller Art, die an Beiratsmitglieder gezahlt werden, nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen. Nur in dem Fall, dass ein Beirat ausschließlich beratende Funktion hat, entfällt das Abzugsverbot.

Fazit

Mit dem Beirat verfügen mittelständische Unternehmen über ein äußerst flexibles Instrument guter Unternehmensführung. Ein sachgerecht besetzter und mit den Anforderungen entsprechenden Funktionen ausgestatteter Beirat kann wichtige Unterstützung bieten bei der Bewältigung der gestiegenen Anforderungen an Unternehmen im Bereich moderner Unternehmensführung. Die Flexibilität der Gestaltung erlaubt eine Anpassung an nahezu alle unternehmerischen Situationen, bei begrenztem finanziellem Einsatz. Nicht ohne Grund kommt deshalb eine Studie aus dem Jahre 2003 zu dem Ergebnis, dass über 70% der Geschäftsleitungen befragter Unternehmen, welche einen Beirat einsetzen, mit der Arbeit des Beirates sehr zu-frieden sind.

Carsten Lexa
Rechtsanwalt & Europajurist
VUN-Profil

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